Quotation Pilot

KI-gestützte Analyse, Vergleichbarkeit und Entscheidungsunterstützung im Beschaffungsprozess – für eine strukturierte, nachvollziehbare und regelkonforme Einkaufsorganisation

 

Komplexität im Einkauf effizient beherrschen

Der Einkauf steht in vielen Unternehmen vor einer wachsenden Anzahl an Herausforderungen: steigende Angebotsvielfalt, Preisschwankungen, Lieferengpässe, manuelle Angebotsvergleiche, Zeitdruck bei Entscheidungen und ein hoher Dokumentationsaufwand. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die personelle Kapazität, um eingehende Angebote detailliert zu prüfen, miteinander zu vergleichen und mit der ursprünglichen Anfrage systematisch abzugleichen.

 

Genau hier setzt unsere Lösung Quotation Pilot an. Es handelt sich um eine praxisorientierte, KI-gestützte Anwendung, die den operativen Einkauf unterstützt – von der automatischen Auswertung eingehender Angebote bis hin zur strukturierten Vergleichbarkeit mit den Anforderungen des Unternehmens.

 

Als IT-Dienstleister begleiten wir Sie bei der Einführung, technischen Umsetzung und langfristigen Betreuung dieser Lösung – und achten dabei konsequent auf Transparenz, Verständlichkeit und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie dem EU AI Act.

 

Beratung, Umsetzung und Betreuung im Bereich KI-Einkaufslösungen

Mit dem Quotation Pilot bieten wir kein fertiges Produkt „von der Stange“, sondern eine individuell anpassbare KI-Lösung, die wir gemeinsam mit Ihrem Einkaufsteam auf Ihre internen Abläufe, Dokumente, Datenformate und Entscheidungswege zuschneiden.

 

  • Analyse der bestehenden Einkaufsprozesse und Datenstrukturen

  • Beratung zu Einsatzmöglichkeiten und konkreten Optimierungspotenzialen

  • Technische Integration der KI-Anwendung in Ihre bestehende IT-Umgebung

  • Schulung, Betreuung und Weiterentwicklung der Lösung im laufenden Betrieb

 

Ziel ist nicht die vollständige Automatisierung, sondern die gezielte Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden durch ein intelligentes Werkzeug, das repetitive Aufgaben übernimmt und datengestützte Entscheidungshilfen bietet.

 

Funktionsweise des Quotation Pilot

Die Anwendung verarbeitet eingehende Angebote – unabhängig davon, ob sie als E-Mail-Anhang, PDF-Dokument, Excel-Datei oder strukturiertes Angebot im ERP-System vorliegen. Die KI analysiert die Inhalte, extrahiert relevante Informationen und vergleicht diese mit den ursprünglichen Anfragedaten.

 

  • Automatische Erkennung und Extraktion von Angebotsdaten (z. B. Positionen, Mengen, Preise, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen)

  • Abgleich mit eigenen Ausschreibungen oder Bestellanforderungen

  • Kennzeichnung von Abweichungen, fehlenden Angaben oder besonders günstigen Konditionen

  • Vorschläge zur Priorisierung oder Ausschluss von Angeboten auf Basis definierter Kriterien

  • Exportfunktion zur Weiterverarbeitung in bestehenden Einkaufssystemen

 

Die Entscheidung bleibt selbstverständlich weiterhin bei Ihren Mitarbeitenden – die KI dient lediglich als unterstützendes Werkzeug zur Informationsaufbereitung und Vergleichbarkeit.

 

Vorteile für den Einkauf

Durch den Einsatz des Quotation Pilot ergeben sich für den Einkauf zahlreiche praktische Vorteile

 

  • Zeitersparnis bei der Sichtung und Bewertung eingehender Angebote

  • Mehr Vergleichbarkeit, auch bei heterogenen Angebotsformaten

  • Reduzierung von Fehlerquellen durch automatisierte Auswertung

  • Transparente Entscheidungsgrundlagen, dokumentierbar und nachvollziehbar

  • Bessere Datenlage für Verhandlungen, Preisentwicklungen und Lieferantenbewertungen

  • Entlastung des Personals, insbesondere bei hohen Angebotsvolumen oder begrenzten Ressourcen

 

Damit unterstützt die Anwendung nicht nur operative Abläufe, sondern auch strategische Einkaufsentscheidungen.

 

Umsetzung - Technisch flexibel und datenschutzkonform

Die Implementierung erfolgt abgestimmt auf Ihre bestehende Infrastruktur. Der Quotation Pilot kann als

 

  • lokale Lösung (On-Premises) in Ihre IT eingebunden werden,

  • als Cloud-Dienst mit sicherem Zugriff,

  • oder als hybrides System, das z. B. Angebotserkennung lokal und Vergleichslogik zentral umsetzt.

 

Die Anwendung ist modular aufgebaut und lässt sich schrittweise erweitern – etwa um eine automatische Lieferantenklassifikation, Angebotsarchivierung oder Preisverlaufsauswertung.

 

Datenschutz und Sicherheit haben oberste Priorität:
Angebote enthalten häufig vertrauliche Informationen. Daher bieten wir auch vollständig lokale Lösungen an, bei denen sämtliche Datenverarbeitung innerhalb Ihres Netzwerks erfolgt – ohne externe Übermittlung.

 

KI und Rechtssicherheit: Einhaltung des EU AI Act

Als Anbieter und Integrator von KI-Lösungen tragen wir eine Mitverantwortung dafür, dass die eingesetzten Systeme rechtskonform funktionieren. Insbesondere der AI Act der Europäischen Union stellt Anforderungen an die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von KI-Systemen.

 

Unsere Umsetzung des Quotation Pilot erfüllt folgende Vorgaben

 

  • Einstufung als „geringes bis mittleres Risiko“ gemäß AI Act

  • Klare Trennung zwischen menschlicher Entscheidung und maschineller Vorschlagslogik

  • Dokumentation der Datenquellen, Filterlogiken und Bewertungsalgorithmen

  • Transparente Schnittstellen für Kontrolle, Nachbearbeitung und Widerspruch

  • Regelmäßige Validierung der Systemausgaben und Datenqualität

 

Zusätzlich unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der internen Dokumentation, etwa im Rahmen der technischen Dokumentationspflichten nach AI Act und DSGVO.

 

Schulung, Einführung und langfristige Betreuung

Damit Ihre Mitarbeitenden den Quotation Pilot effektiv nutzen können, begleiten wir die Einführung mit:

 

  • Schulungen für Einkauf, IT und ggf. Betriebsrat,

  • Einweisung in Datenpflege, Auswertung und Entscheidungslogik,

  • Anpassung der Benutzeroberfläche auf interne Abläufe,

  • Support im laufenden Betrieb und bei Erweiterungen.

 

Auch bei Veränderungen in der Lieferkette, bei geänderten Angebotsformaten oder neuen regulatorischen Anforderungen passen wir das System flexibel an Ihre Situation an.

 

Praxisbeispiel: Mittelständischer Maschinenbauer

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Maschinenbau nutzte bisher Excel und E-Mail zur Angebotsverwaltung. Durch die Einführung des Quotation Pilot konnte der Einkaufsprozess wie folgt verbessert werden

 

  • Alle eingehenden Angebote wurden automatisch erfasst, extrahiert und mit der Anfrage abgeglichen.

  • Das System kennzeichnete besonders günstige, aber unvollständige Angebote.

  • Die Einkaufsleitung erhielt eine tägliche Übersicht aller offenen Angebotsbewertungen.

  • Die Daten flossen direkt in das bestehende ERP-System zur Bestellfreigabe.

 

Das Ergebnis: 50 % weniger Zeitaufwand, höhere Transparenz und bessere Verhandlungsgrundlagen.

 

Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gern

Gerne klären wir in einem unverbindlichen Gespräch, ob und wie sich der Quotation Pilot in Ihrem Unternehmen sinnvoll einsetzen lässt. Gemeinsam analysieren wir Ihren aktuellen Beschaffungsprozess und zeigen auf, wie Sie mit unserer Unterstützung